ライオンズクラブ国際協会333-A地区の活動

337-E地区

地区ガバナー　髙野裕子 様

グドラン・イングバドターLCIF理事長は、熊本県人吉市の豪雨被害への支援を行うため貴337-E地区からご提出いただいた緊急援助交付金申
請（EMR18658/337-E）について、1万ドルの交付金支給を承認しましたのでお知らせいたします。交付金支給の準備を行い、地区に送金致します。資
金が届くまでの間、地区の資金で建て替えて支援活動を進めていただいて構いません。

国際理事会が決定した基準により、緊急援助交付金は、被災者の基本的なニーズ（例えば食糧、衣類、寝具、ペットボトルの水、その他医薬品など）を満たすためにの
み使用することができます。LCIFの資金は、被災した建物の再建や被災者の家屋に関するニーズについて使用することはできません。この交付金の金額はこういった
ニーズを満たすには十分な額ではなく、また、こういった長期的ニーズは行政機関その他の組織が対応するほうがより効率的です。

また、以下の点についてもご注意ください。

* 交付金が不適切な支出に使用されたり、他の組織にそのまま渡されたりしたことが明らかになった場合、　地区はその金額をLCIFに返還すること
が求められます。どのような支出が適切なのか疑問がある場合、または交付金の使用計画に関して質問がある場合はLCIFにご連絡ください。
* 一般的に、200ドルを超える支出については、請求書による振り込み支払いとするように強く奨励いたします。現金での支払いは極力避けるように
し、200ドル以下の金額支出においてやむを得ない場合には正式なレシート（支出内容が明確ではない、金額だけの領収書は避けるようにする）により補完するように
してください。これらの書類がない場合、最終報告は処理されず、その場合交付金の返還を求められることがあります。
* 緊急援助交付金の受領者は、延長がLCIFにより承認された場合を除き、交付金を受け取ってから30日以内に交付金を使用しなければなりませ
ん。交付金はこの期間に支出されねばならず、地区は交付金を受領したら直ちにこれを使用し、その資金がどのように使用されたかをレシートその他関連資料とともに報
告書として提出し、使用されなかった資金は返還します。最終報告書の提出がされていない場合、その後の交付金申請に影響を及ぼします。
* 緊急援助交付金事業に関する写真をLCIFに提出しなければなりません。これらの写真は、ライオンズ会員が実際に支援事業を行っている様子を撮
影したものであり、かつ交付金を支出して購入された支援物資や、支援の対象となった方々も含まれるようにしてください。これらの写真は最終報告書とともに提出する
こととし、これらの条件を満たした適切な写真が添付されていない場合には、最終報告書の受理およびこの交付金の完結において遅延をもたらすことになりえます。
* LCIF交付金は地区口座に明記されているべきであり、その支出と収入は当該口座の年度末監査の対象として含まれるようにしてください。
* 最終報告書はLCIFへの提出に先立って地区キャビネットで承認される必要があります。報告書には、地区銀行口座の口座受払明細書が添付され、口
座から振り込みで行われた支出が示されるようにしてください。地区災害援助交付金報告書の書式は添付の通りです。

ご質問がありましたら、遠慮なくお知らせください。貴地区における災害緊急支援活動のご成功をお祈り申し上げます。

よろしくお願いいたします。

ジンダリー

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Dear Governor Yuko Takano –

LCIF Chairperson Yngvadottir has awarded an Emergency grant
(EMR18658/337-E) in the amount of US$10,000 to assist the Lions of District
337-E with flood relief activities in Hitoyoshi City in Kumamoto Prefecture.
A grant disbursement will be prepared and sent to the district. Until it
arrives, you may use district funds to carry out the relief efforts.

Please remember that according to the board-established grant criteria,
emergency grant funds must be used only to provide basic necessities — such
as food, clothing, blankets, bottled water, and medical supplies for those
affected by the disaster. The LCIF funds may not be used to rebuild damaged
structures or to provide housing for disaster victims. The amount of the
grant is not sufficient to meet these needs and, in addition, other relief
organizations and government agencies are better positioned to address such
longer-term needs.

Please note the following:

* If the grant funds are used for ineligible expenditures or handed
over to another organization, the district will be asked to reimburse this
amount to LCIF. Please contact LCIF if there are any questions regarding
what qualifies as an eligible expenditure or an approved plan of action for
the use of the grant funds.
* Please ensure that all payments above the local equivalent of US$200
are made by account payee check only to the concerned suppliers. Cash
payments should be strictly avoided and if at all made for amounts less than
US$200, they should be duly supported with official paid receipts. In the
absence of the same the final report will not be processed and the district
will be required to return the grant funds.
* Emergency grant recipients are obligated to use grants funds for
their original intended purpose within 30 days of receipt of the grant
unless given an extension by LCIF. The grant must be used within this time
period, immediately after which the district receiving the grant shall send
LCIF any unused funds and a detailed grant report of how the funds were
expended, along with appropriate receipts and supporting documentation.
Outstanding final reports may delay the application process of subsequent
requests.
* LCIF requires that photographs of the Emergency grant relief work
activities be submitted along with the grant final report. These photos
should show Lions in action providing the relief and also substantiate both
the level of financial expenditure on immediate needs relief goods and the
number of beneficiaries of the relief activities. Failure to submit photos
demonstrating these various qualities may impede the acceptance of the grant
final report and its closure.
* Remember that in terms of financial accounting at the district
level, the LCIF grant should be noted in the district accounts, so that the
income and expenditures can be included when the accounts are audited at the
end of the year.
* The final report should be reviewed and approved by the District
Cabinet prior to the report being sent to LCIF. This report should include
copies of the district’s bank account statement showing the expenditures
made by check. The Emergency Grant Final Report Form is attached.

Please do not hesitate to contact us if there are any questions. We wish
you the very best with your relief activities.

Sincerely,

Jindalle

Ms. Jindalle BEECK