2023-2024　第2回 333複合地区マーケティング・PR・IT委員会　議事録

2023－2024年度333複合地区
第2回マーケティング・PR情・IT委員会　議事録

日時：2024年1月22日(月)　15：00～17：00
場所： 333複合地区事務局

　　　　　　　　　　　　　　司会：事務局管理委員　L小池　浩

◎出席者

333複合地区ガバナー協議会議長　　Ｌ星野　勝美
333複合地区相談役・前ガバナー　　Ｌ松本　宰史（ｚｏｏｍ）
333複合地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長　Ｌ水沼　孝夫
333複合地区事務局管理委員長Ｌ小池　浩
333複合地区ＰＲ情報・ＩＴ特別委員Ｌ高橋　昌男
333複合地区ＰＲ情報・ＩＴ特別委員Ｌ千賀　喜通
333-A地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長      Ｌ伊藤　直之（ｚｏｏｍ）
333-B地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長　　Ｌ石川　悦史（ｚｏｏｍ）
333-C地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長　　Ｌ川名　融郎（ｚｏｏｍ）
333-D地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長　    Ｌ太田　吉昭（ｚｏｏｍ）
333-E地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長　    Ｌ飯田　修（欠席）

≪進行≫

１．開会　司会による出席者確認、議事録署名人、議事録作成人、完成時期の確認

出席者確認：Ｌ小池管理委員、議事録署名人：Ｌ水沼委員長
　　議事録作成人：Ｌ伊藤A地区委員長

２．333複合地区ガバナー協議会議長挨拶　　Ｌ星野　勝美
Ｌ松本相談役からホームページを引き継いでいく件と新ライオンポータルへの移行と忙しくなっていく。また、ＩＴ勉強会でレベルアップを目指す。

333複合地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長挨拶　　Ｌ水沼　孝夫
　　新ライオンポータルへの開始が１月ということであったが国際協会の方で間に合わず延期
　　になった。開始時期について情報は無い。
　　ホームページに関しては継続的に続けられるような体制にしたい。
　　マーケティング委員会に関しては現在333複合地区にはないが、国際協会として重要視しているので設立の準備をしていきたい。
　　IT勉強会に関しては、Ｌ松本相談役にお願いしてまとめていきたい。

４．議題
(1)複合地区ホームページ管理運営及び次年度の予算化について
　　　　Ｌ水沼委員長
ホームページついては、継続的に管理・運営ができるようにしたい。
現在はＬ松本相談役が原価費用のボランティアで行っている。原価は年間４万円弱。Ｌ松本相談役から引き継いで継続するには予算化が必要。また、そうすることによって、ブラッシュアップ・アップデートが可能。

Ｌ松本相談役
レンタルサーバー料月1,000円程度。
URL取得費用。バックアップソフト使用料。年額それぞれ10,000円程度。
現在、原価としては40,000円前後。
資料庫のe-bookの使用料が年額10,000円位。
これらの費用はＬ松本相談役の個人契約で立替後、複合地区に請求している。
複合地区ホームページについては、十数年開設当初から携わっている。いつまでも
続けられるわけではないので継続的なサポート体制の構築が必要。

Ｌ水沼委員長
Ｌ松本相談役のボランティアに頼っていては継続性に乏しい。予算付けして、継続する方策を模索したい。

Ｌ太田D地区委員長
サーバー費、バックアップ費、ドメイン費などの費用は、所有権を複合地区事務局に移して複合地区の会計から引き落とすようにすれば、複数人で管理・サポートが可能になる。コンテンツ・内容についてはＬ松本相談役の指示を仰ぎながら、委託事業者に依頼し更新で２～３年やってみて、業務量に応じて予算を考えていけばよい。

Ｌ石川B地区委員長
B地区のホームページには250,000円位かかっている。

Ｌ川名C地区委員長
資料庫・アーカイブで過去の情報を活用するなど、ホームページの役割を検討する必要あり。
予算については作業の時間単価の問題。

Ｌ松本相談役
Ｃ地区のホームページはＣ地区事務局名義で契約し事務局が清算している。
複合地区のホームページはe-bookを活用した資料庫としての役割が重要。年4回の合同会議資料や年次大会資料をe-bookで保管している。YCE関連では、YCEサマーキャンプのお知らせや活動の記録も残しておかなければならない。委員会の会議資料や活動内容の掲載も必要。こういったものを継続しなければならない。
LINEやFacebookでの情報発信にまで手が回らないので、その辺のサポートまで出来るようになると情報発信がスムーズにいく。

Ｌ千賀特別委員
内容的な所はＬ松本相談役に総合的にみてもらわないと円滑にいかないかと。
実際の更新については事業者に任せる。

Ｌ高橋特別委員
合同会議資料や年次大会資料の保管等、複合地区の仕事が沢山あり、ＰＲ情報・ＩＴ委員会の予算ではなく、本来は複合地区の予算でやる部分が多々ある。

年度の切り替えの時などサーバーのメインテナンスに手間がかかる。
ドメインの契約等にはクレジットカードが必要だが、任意団体のライオンズでは難しい。

Ｌ太田D地区委員長
管理運営するためのID・パスワードは、不測の事態に対応するため複数の責任者で管理する。

Ｌ松本相談役
ドメインの契約等の契約内容、ID・パスワードは、責任者で共有する。

Ｌ水沼委員長
継続的な体制の第一段階として、次年度、予算化していく。どのように作っていくかは、その後の検討課題。

Ｌ川名C地区委員長
事業者の更新作業の目安の時間単価は、そのレベルに応じて3,000～5,000円。
半分ボランティアとして、年間300,000～500,000円の予算になるか。

Ｌ太田D地区委員長
D地区では、年度の切り替え時や毎月の更新をボランティア感覚で150,000円でやっている。やってみないと作業量が分からないので費用も見込みづらい。

Ｌ水沼委員長
500,000円位の予算要求をする。

(2)複合地区IT勉強会（次世代PR・ITを担う若手育成）
実施人数、メンバー選考、日時、内容について
Ｌ松本相談役
ホームページの管理運営や研修会のためのパワーポイントの効果的な作り方の勉強会。第一副地区ガバナーの研修会で、パワーポイントの作り方の勉強会の要望あり。
複合地区として、委員長・コーディネーター・副地区ガバナー等に向けての勉強会とともにホームページの作成を目指すなど、将来的なIT人材を育成する。

Ｌ水沼委員長
各準地区より3名選出。開催後、問題点を検討。
名称：第1回333複合地区IT勉強会
日時： 3月25日（月） 13：30～17：00
会場：台東区立東上野区民館
実施人数：各準地区3人
パワーポイントインストール済PC持参必要

(3)委員会の名称及びマーケティング委員会設置について
　　　　各準地区にマーケティング委員会は無い。
　　　　D地区は名前のみで、活動は無い。

　　　　Ｌ星野議長
ガバナー協議会で検討し次期の組織体制に反映する。
　　　　新規の委員会の追加は難しい。
　　　　　　
　　　　Ｌ松本相談役
国際本部は、マーケティング委員会でSNSによる情報発信を重要視している。
情報発信の担当者を決める必要がある。
　　　　ＰＲ情報・ＩＴ委員会をマーケティング委員会に変更するのも一つの案。
　　　　
　　　　Ｌ水沼委員長
　　　　国際本部はSNSとあわせてメディア戦略を求めている。
　　　　ガバナーの戦略もあるので、ガバナー協議会で検討が必要。
　　　　ＰＲ情報・ＩＴ委員会としても、責任をもって関わっていく必要あり。

　　　Ｌ小池管理委員長
次期の組織構想に間に合わなければ、ＰＲ情報・ＩＴ委員会の中に担当者（例えば副委員長）を置く案。

　　　　Ｌ星野議長
　　　　複合地区・準地区でマーケティング委員長を作らなければならない。
　　　　当面、ＰＲ情報・ＩＴ委員長と兼任でも良いが、複合地区でマーケティング委員会
　　　　開催の際は、担当の者の出席を求める。

　　　　Ｌ水沼委員長
　　　　次年度に向けて合同会議の場で副地区ガバナーに提言する。

(4)新ライオンポータル移行の現況
会員に対する周知方法と操作マニュアル作成について
Ｌ水沼委員長
移行時期は未定。何も情報はない。
直近の課題はライオンアカウントの登録を電話番号ではなく、会員固有のメールアドレスで取得するように啓発すること。

５．議事録作成人による確認事項・決議内容の確認

６．次回委員会　　2024 年 3月 25日（月）　IT勉強会と同日

７．閉会

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ライオンズクラブ国際協会333-A地区の活動